European Scout Region - Response and Measures in Relation to COVID-19 (Regional Circular 05 2020)

*Veuillez trouver la version française ci-bas.

Background

In January 2020 the World Health Organization (WHO) declared the outbreak of a new coronavirus disease in Hubei Province, China to be a Public Health Emergency of International Concern. At the time, the WHO stated there was a high risk of the 2019 coronavirus disease (COVID-19) spreading to other countries around the world.

The WHO and public health authorities around the world are taking action to contain the COVID-19 outbreak. However, long term success cannot be taken for granted. All sections of our society must play a role if we are to stop the spread of this disease.

Context

Within the World Organization of the Scout Movement (WOSM), the World Scout Committee, its Steering Committee and the Senior Management Team of the World Scout Bureau (WSB) have been following the developments closely and discussing all the additional measures that we need to take to ensure the safety of all employees and volunteers engaged in operational frameworks.

During its meeting from 6 to 8 March 2020, the European Scout Committee and the WSB Europe Support Centre assessed the situation on the background of recommendations made by the world level of WOSM, the WHO and a number of public health authorities of European countries.

General Recommendations

WOSM recommends that Member Organisation closely monitor their national development and to strictly follow relevant guidance or instructions public health authorities may give in their countries.
This will include:

  • the promotion of simple hygienic measures to prevent easy and further spread of the virus;

  • an assessment of risks linked to running any planned activities, events and meetings over the coming months (on national, district and local levels); and

  • the development and execution of a clear communications plan to regularly inform local groups, parents and other stakeholders of measures taken.

Upcoming Regional Events and Meetings

With regard to upcoming Regional Events and Meetings, the European Scout Committee and WSB European Support Centre agreed to suspend all non-critical operational meetings and missions for March and April 2020.

Regional Events planned for March and April 2020

  • The European Jamboree Volunteers Training: will be run online or postponed

  • AGORA: postponed, potentially to autumn 2020

  • Dialogue for Peace Ambassadors’ Training: postponed

  • Chief Executives’ Network Meeting: postponed, potentially to autumn 2020

  • European Jamboree Advisory Group Meeting: recommend running online or postponing (the decision lies with the organiser)

  • IC Network Meeting: recommend postponing (the decision lies with the organiser)

Respective organising teams will connect with all participants with more information on new plans.

Meetings or travels of Regional Working Groups, Planning Teams and Regional Volunteers foreseen in March and April 2020

  • All such meetings will either run online or be postponed.

  • All scheduled travels to attend national events or external/partners events will be cancelled.

Events and Meetings scheduled to happen in May 2020 and later

  • Recommendations for meetings and event planned for May 2020 and later will be communicated at least one month prior to the given activity. No travel plans should be made before a clear message is given that an event or meeting will indeed be happening.

  • The European Scout Committee and WSB European Support Centre will continue closely monitoring the development and release further recommendations to Member Organisations if and when necessary.

  • As for upcoming large events, we take this opportunity to share the Q&A provided by the Director of the European Jamboree.

The Committee understands that any cancellation of an event or meeting in the Region or by any Member Organisation is very disappointing given the efforts put into planning, but these are not normal times and the safety and wellbeing of everyone involved in Scouting is paramount. We will continue monitoring the situation and keep all stakeholders informed of all developments.

Where to look for additional guidance


The European Scout Region
9 March 2020

Version Française:

Context global

En janvier 2020, l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) avait déclaré que l'éclosion d'une maladie à un nouveau virus de la famille des Coronaviridae dans la Province de Hubei, en Chine, était une Urgence de Santé Publique de Portée Internationale. À l'époque, l'OMS avait déclaré qu'il y avait un risque élevé de propagation de la maladie à coronavirus 2019 (COVID-19) dans d'autres pays du monde.

L'OMS et les autorités de santé publique du monde entier prennent des mesures pour contenir l'épidémie de COVID-19. Cependant, le succès à long terme ne peut être tenu pour acquis. Tous les secteurs de notre société doivent jouer un rôle si nous voulons arrêter la propagation de cette maladie.
 

Context OMMS

Au sein de l'Organisation Mondiale du Mouvement Scout (OMMS), le Comité Mondial du Scoutisme, son Groupe de pilotage ainsi que l'équipe de direction du Bureau Mondial du Scoutisme (BMS) ont suivi de près les développements et discuté de toutes les mesures supplémentaires que nous devons prendre pour assurer la sécurité de tou*te*s les employé*e*s et bénévoles engagé*e*s dans des cadres opérationnels.

Lors de sa réunion du 6 au 8 mars 2020, le Comité Européen du Scoutisme et le Centre de Soutien pour l'Europe du BMS ont évalué la situation sur la base des recommandations formulées par le niveau mondial de l'OMMS, par l'OMS et par un certain nombre d'autorités de santé publique des pays européens.

Il a examiné la meilleure façon d'atténuer les risques potentiels et l'impact que ces mesures pourraient avoir sur le Scoutisme dans la Région Européenne et ses Organisations Membres.
 

Recommandations générales

L'OMMS recommande aux Organisations Membres de suivre de près le développement national dans leurs pays et de suivre strictement les orientations ou les instructions pertinentes que les autorités de santé publique pourraient donner dans leurs pays.
Cela comprendra entre autres :

  • la promotion de mesures d'hygiène simples pour prévenir la propagation facile et plus large du virus;

  • une évaluation des risques liés à l'exécution de tout activité, événement et réunion prévus au cours des prochains mois (aux niveaux national, régional et local); et

  • l'élaboration et l'exécution d'un plan de communication clair pour informer régulièrement les groupes locaux, les parents et les autres parties prenantes des mesures prises.

Réunions et événements régionaux à venir

En ce qui concerne les réunions et événements régionaux à venir, le Comité Européen du Scoutisme et le Centre de Soutien pour l'Europe du BMS ont convenu de suspendre toutes les réunions et missions opérationnelles non critiques prévues pour mars et avril 2020.

Événements régionaux prévus pour mars et avril 2020

  • La Formation des bénévoles du Jamboree Européen : organisée en ligne ou reportée

  • AGORA : reportée, potentiellement à l'automne 2020

  • La Formation des ambassadeurs du Dialogue pour la paix : reportée

  • Réunion du Réseau des secrétaires générales et généraux : reportée, potentiellement à l'automne 2020

  • Réunion du Groupe Consultatif du Jamboree Européen: recommandation de tenir la réunion en ligne ou de la reporter (la décision appartient à l'organisateur)

  • Réunion du Réseau des CI : recommandation de reporter (la décision appartient à l'organisateur)

Les équipes de planification respectives communiqueront à tou*te*s les participant*e*s plus d'informations sur les nouveaux plans.

Réunions ou déplacements des Groupes de travail régionaux, des Equipes de planification et des bénévoles au niveau régional prévus en mars et avril 2020

  • Toutes ces réunions se dérouleront en ligne ou seront reportées.

  • Tous les voyages prévus pour assister à des événements nationaux ou des événements externes / partenaires seront annulés.

Réunions et événements prévus en mai 2020 et plus tard

  • Des recommandations pour les réunions et les événements prévus pour mai 2020 et plus tard seront communiquées au moins un mois avant l'activité. Aucun réservation de voyage ne devrait être fait avant qu'un message clair soit donné qu'un événement ou une réunion aura effectivement lieu.

  • Le Comité Européen du Scoutisme et le Centre de Soutien pour l'Europe du BMS continueront de suivre de près le développement et de publier d'autres recommandations aux Organisations Membres si nécessaire.

  • En ce qui concerne les grands événements à venir, nous profitons de cette occasion pour partager les questions-réponses fournies par le Directeur du Jamboree Européen (disponible en anglais uniquement)

Le Comité comprend que toute annulation d'un événement ou d'une réunion dans la Région ou par une Organisation Membre est très décevante compte tenu des efforts déployés dans la planification, mais ce n'est pas une situation normale et la sécurité et le bien-être de toutes les personnes impliquées dans le Scoutisme sont primordiaux. Nous continuerons de suivre la situation et de tenir toutes les parties prenantes informées de tous les développements.
 

Où chercher des conseil supplémentaires


La Région Européenne du Scoutisme
9 mars 2020

Philippe Berscheid