RGDP FneL

 

Luxembourg le 25 juillet 2018

 

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Politique de traitement des données personnelles de la FNEL

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est la FNEL, établie à 61a rue de Trèves L-2630 Luxembourg.

Au sein de la FNEL, Pit DOLIZY, Secrétaire général / Claude KUFFER, permanent en charge de la gestion du fichier , office@fnel.lu s’occupent en particulier de la mise en place de la politique de traitement des données personnelles.

1)     Collecte et traitement de données personnelles (DP), moyens de traitement et finalité de traitement

La Fnel collecte les DP suivantes :

de l’Adhérent :

Nom /Prénom/  Adresse/ Téléphone privé/ GSM / Téléphone bureau/ e-mail / date de naissance/ Matricule sociale/ Nationalité / Sexe  M/F / la branche (Beaver, Louveteau / Scout/ Explorer / Rover / Chef / Autre) / le numéro de la carte d’identité ou de passeport / des données relatives à son état de santé, à son groupe sanguin, son (ses) médecin(s) traitant(s), son (ses) traitement(s), la prise de médicaments, des contre-indications par rapport à des activités (reprises sur la souche individuelle de santé)

le cas échéant si l’Adhérent est mineur d’âge :

les Nom / Prénom / Adresse / lien de parenté / Téléphone privé/ GSM / Téléphone bureau/ e-mail, du/des représentant(s) légal/ légaux.

La FNEL collecte ces données :

-        Pour vous pouvoir identifier comme notre Adhérent ou son (ses) représentant(s) légal (légaux)

-        Pour correspondre avec l’Adhérent ou son (ses) représentant(s) légal (légaux)

-        Pour les besoins de l’administration et de la gestion du groupe scout de l’Adhérent et de la FNEL

-        Pour organiser et exécuter les activités du groupe scout de l’Adhérent et de la FNEL

-        Pour assurer auprès de la AAA et auprès de compagnies d’assurances privées l’Adhérent respectivement son (ses) représentant(s) légal (légaux) en cas d’accident ou d’incident engageant la responsabilité

-        Pour permettre une intervention efficace en cas de problème de santé de l’Adhérent

Les données seront utilisées par la Fédération, le groupe de l’Adhérent, les salariés et volontaires de la FNEL, les responsables et chefs de la FNEL respectivement du groupe de l’Adhérent dans le cadre des finalités décrites ci-dessus.

Les DP relevantes peuvent en fonction de la nécessité aussi  être confiées à des fournisseurs/prestataires comme p.ex. l’entreprise de transport, le médecin de service et à toute autre personne nécessaire ou utile pour le bon fonctionnement de l’organisation et des activités de la FNEL et du groupe de l’Adhérent ou la santé et l’intérêt de l’Adhérent.

La FNEL s’interdit de transmettre les DP à des tiers à des fins commerciales.

2)     Lieu de la conservation des données

Vos DP seront conservés en tout ou en partie dans un dossier informatique sur le serveur de la FNEL ou du groupe scout de l’Adhérent. Vos DP seront également confiées en tout ou en partie dans un dossier matériel papier.

Vos DP relatives à votre santé seront conservées dans un répertoire à part à accès limité (à définir davantage) et dans un classeur matériel gardé dans une armoire fermée à clé à la seule disposition de….

3)     Durée de conservation des données

La Fnel conservera vos données pendant le temps de votre adhérence à la FNEL, augmenté de la durée pendant laquelle la responsabilité de la FNEL pourrait être mise en cause  et/ou pendant laquelle subsistera une obligation légale de conservation de DP.

4)     Vos droits

a)     Droit à l’information

Vous avez le droit de savoir qui traite vos DP, pourquoi et à quelles fins.

En cas de faille de sécurité entrainant une violation des DP susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, le responsable du traitement doit vous informer dans les meilleurs délais.

b)     Le droit d’accès

Sur demande le responsale du traitement doit vous communiquer l’intégralité des DP vous concernant

c)     Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la rectification de vos DP au responsable du traitement.

d)     Le droit à l’oubli

Si le responsable du traitement n’a plus de motif légitime de garder vos données, il doit sur votre demande supprimer vos DP.

e)     Droit à la portabilité

Vous avez le droit de récupérer les données que vous avez communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible à la FNEL et de les transmettre à un tiers, à condition que le traitement des donnés ait été effectué à l’aide de procédés automatisés et soit fondé sur votre consentement ou un contrat entre vous et la FNEL.

f)      Droit d’opposition

Vous avez le droit à vous opposer à tout moment au traitement de vos DP pour l’avenir. Votre opposition ne vaut que pour le futur et pas pour le passé. En cas d’opposition vos DP seront immédiatement détruites.

Votre droit d’opposition ne joue cependant pas lorsque le traitement ou sa conservation est prévu par la loi.

g)     Droit à la limitation

Vous avez le droit de demander la limitation càd le blocage de vos données :

-lorsque vous constatez l’inexactitude d’une donnée en attendant que le responsable du traitement puisse vérifier celle-ci

- si le traitement est illicite et que vous préférez une limitation à un effacement

- vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice et la défense de vos droits en justice

En cas de limitation, vos données ne peuvent plus faire l’objet d’un traitement.

h)     Droit à la réclamation

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès du responsable du traitement.

Si votre réclamation est restée sans suite vous pouvez vous adresser à la CNPD (www.cnpd.lu)

Vous avez en outre le droit de saisir le Tribunal.

La présente note de la FNEL peut être modifiée à tout moment et ne constituera jamais un droit acquis dans le chef de l’Adhérent ou de ou son (ses) représentant(s) légal (légaux).

RGDP Fnel

Personal Data Processing Policy

Manager of the processing

The manager of the personal data processing is FNEL, established on 61a, rue de Trèves L-2630 Luxembourg.

Within the FNEL, Pit DOLIZY, secretary general/ Claude KUFFER administrator in charge of the file, office@fnel.lu, will deal with the implementation of a personal data processing policy in particular.

1) gathering and processing personal data, processing means and purpose of processing.

FNEL gathers following personal data:

Subscriber/adherent:

Name/Surname/address/phone number/ mobile phone number/ professional phone number/ e-mail/ date of birth/ social security number/ nationality/ gender/ branch (beaver, cubs, scouts, explorer, rover, leader, other)/ ID or passport number/ data relating to the state of health, blood type, treating doctor, his medical treatments, intake of medicine, and counter-indication relating to activities

In case of minority of the adherent:

Name/ surname/ address/ family relationship/ phone number/ mobile phone number/ professional phone number/ e-mail of its legal representative(S)

The FNEL gathers this data :

-        In order to identify you as its adherent, or your legal representative

-        In order to communicate with its adherent or its legal representative

-        For the needs of the administration and managing of the scout group of the adherent and of FNEL

-        In order to organize and execute scout or FNEL activities of the adherent

-        In order to comply with the AAA and other private insurance companies of the adherent in case of an accident/incident that may engage liability

-        In order to ensure an efficient intervention in case of medical health problems of the adherent

The personal data will be used by the federation, the group, the employees and volunteers of the FNEL, the people in charge and leaders of the FNEL or the adherents group in the frame of the purposes described here above.

The relevant personal data may be, if necessary, confided to providers such as f.e transportation companies, doctors or any other staff necessary to the good functioning of the organization and activities of the FNEL and the adherents group, or his health.

The FNEL prohibits the transmission of the personal data to any third party for commercial purposes.

1) place of data conservation

Your personal data will be, fully or partially, preserved in a digital file on the FNEL or the groups servers. Your personal data will also be stored in a physical file.

The personal data relating to your health will be partially stored in a folder with limited access, and in a physical file locked in a cupboard where only … has access.

2) time of data conservation

The FNEL will preserve your data during the time of your adherence to the FNEL, added the time of the FNELS civil liability, and the time where the storage of the data is mandatory.

3) Your rights

a) right to information

You have the right to know WHO is processing your data, the purpose of the processing and the extent to which the data is being processed.

In case of a security breach resulting in a violation of your personal data that may include a risk for your personal rights and liberties, the person responsible of the processing of the data must inform you in due time.

 

b) the right of access

The person in charge of the processing has to communicate the entire data upon your demand.

c) right of rectification

You have the right to ask the person in charge for the processing, for any rectification of your personal data

d) the right to oblivion

If the person in charge for the processing has no legitimate reason to keep your data, he has to delete your personal data upon your demand.

c) portability rights

You have the right to recuperate the data that you communicated in a structured format (used by the FNEL), and to transmit them to third parties, under the condition that the processing of the data was done upon automated process with your consent or upon a contract between you and the FNEL.

d) the right of opposition

You have the right to oppose yourself at any moment to the processing of your personal data in the future. This opposition has no retroactive effect. In case of an opposition, your personal data is immediately deleted.

Your opposition has no grounds of the processing of your personal data is ordered by the law.

e) right to limitation

You have the right to demand a limitation (freeze) of your personal data:

-        While the person in charge of the data rectifies an error, in case you note that a fact is inaccurate

-        If the processing is illicit but you prefer a limitation to a deletion

-        You need the freeze of the data for the notice, exercise and defense of your rights in court

In case of limitation of the data, this data can no longer be subject to processing.

f) right to complain

You can make use of this right directly to the person in charge of the processing.

If your complaint is not heard, you can address the complaint to the CNPD (www.cnpd.lu)

This note can be amended at every moment and can never be considered as a vested right for the adherent or his legal representatives.